Si bien el sistema de gestión empresaria
no es indispensable para el éxito de una compañía, es una herramienta que
impulsará la mejora de los procesos generando importantes ahorros e
incrementando los márgenes de ganancia. Sin embargo, dado que significa una
inversión importante, es necesario tener algunos puntos claros antes de decidir
qué sistema utilizar. A continuación, presentamos las cinco claves para elegir
el sistema ERP que mejor se adapte a nuestra empresa:
Tareas indispensables: lo primero que se debe tener en
cuenta a la hora de elegir un sistema ERP son los puntos que indefectiblemente
se necesita cubrir. Por ejemplo, si la principal preocupación de la empresa es
el control de stock, no sería eficiente adquirir un sistema que no posea un
módulo específico para este tipo de tareas. De esta forma, el primer paso debe
ser hacer una lista de los ítems principales para los que se necesita aplicar
la solución y cotejar con las distintas soluciones disponibles cuál o cuáles
son las que nos dan soluciones.
Características particulares de mi
empresa: una vez que se
determinó cuáles son los puntos básicos, el siguiente paso debe ser establecer
cuáles son las características particulares de mi empresa. Cuáles son esos
puntos que una solución genérica seguramente no incluya, pero que son
esenciales para nuestro negocio. Un ejemplo sería el de una empresa que ofrece
productos, ya sea que los distribuya o que los fabrique. Si existe faltante de
stock en alguno de estos productos, es importante que el mismo sistema pueda
crear una alerta para que el administrador defina qué hacer y generar un
requerimiento de compra o una orden de producción dependiendo del caso. De esta
forma, se ahorran pasos y se integra en el mismo sistema la posibilidad de
realizar los pedidos y de generar las órdenes de producción.
Flexibilidad: De acuerdo con un estudio realizado
en Estados Unidos por TecnologyEvaluation Center (TEC), el 55% de las empresas
medianas sostienen que no pueden realizar cambios en los procesos de negocios
de sus sistemas ERP sin la ayuda de consultores externos que cuestan tiempo y
dinero. Sin embargo, la velocidad con la que se maneja la información hoy en
día hace imperativo contar con una velocidad de respuesta adecuada para adaptarse
a las cambiantes exigencias de los mercados. Por eso es indispensable que el
sistema que se elija sea flexible y cuente con la capacidad para
adaptarse a nuevas demandas y desafíos.
Proveedor adecuado a mi perfil de
empresa: esta es una
cuestión a tener en cuenta prácticamente en todos los servicios que se
contrate, y los sistemas de gestión empresaria no son la excepción. Es
importante que el proveedor que se elija tenga experiencia en empresas
similares a la nuestra. No solo en el rubro, sino también en el tamaño y el
modelo de negocios. No es inusual escuchar de empresas medianas que contratan
grandes proveedores y terminan teniendo problemas porque no reciben la atención
esperada. En definitiva, el sistema de gestión debe adaptarse a la forma de
trabajo de la empresa y no al contrario.
Referencias: las referencias de otros clientes siguen siendo la mejor herramienta para evaluar un sistema ERP. Por más funcionalidades y beneficios que nos pueda ofrecer el proveedor, es fundamental contar con la recomendación de algún cliente. En este sentido, como comentamos anteriormente, lo mejor es hablar con algún colega de alguna empresa con un perfil similar al de la nuestra y que ya esté utilizando con resultados el sistema que queremos evaluar. De esta forma, obtendremos una crítica sincera y real de los beneficios que nos puede traer la implementación.