Estimado Cliente
Cada empresa tiene un conocimiento valiosísimo que fue acumulando en los años de funcionamiento, que hoy es motivo de que existan ( a pesar de las contínuas crisis del país ) y es lo más valioso que tienen.
Como se hace el trabajo, como se da el servicio, como se fabrica el producto, etc.
Cuando empezamos a profundizar nos damos cuenta que el no tener acceso al conocimiento de una manera rápida y eficiente, poder transferirlo, muchas veces nos obliga a hacer el trabajo en más tiempo, necesitar más gente para hacerlo, o sea mucho más costo de estructura.
A veces nos creemos que todo pasa por el paquete office ( producto de Microsoft ) o equivalente, el software de gestión, el e-mail, la página web y ya somos una empresa tecnológica o actualizada ...
Las últimas novedades tecnológicas estan al alcance del uso de todas las empresas.
En general el problema es que no sabemos que existen y como nos pueden ayudar. Muchas de ellas apuntan a comunicar el conocimiento, hacerlo más accesible, etc.
Veamos de comentar algunas:
Blogs
Es una importante herramienta para comunicar novedades y disponer de una historia de las mismas.
Tenemos como exponentes www.blogger.com ( de google ) o http://es.wordpress.com/ . Ambos salen 0$ y se implementan en 10 minutos ( más rápido blogger sino tiene área técnica o una mínima asistencia de su proveedor de internet ya que hay que ejecutar un script en el servidor en internet ). En caso contrario wordpress lo tiene andando más rápido.
Nosotros utilizamos la primera para nuestro blogger ( http://quilate.blogspot.com/ ) y nos ha permitido tener un historial de novedades y de información técnica, y poder disponer de links rápidos para los clientes en cuestiones de soluciones técnicas.
A los mismos podemos adjuntarles películas, imagenes archivos, etc.
Wikis
Como hacemos para que todo el conocimiento de la empresa este disponible rápidamente con la potencia de buscadores, links, etc. desde cualquier lugar. Que se tenga diferentes versiones del mismo, que la gente pueda opinar, etc...
Los wikis los podemos incorporar dentro de las nuevas herramientas de administración de conocimiento. Todos habrán oído hablar de wikipedia http://es.wikipedia.org/wiki/Wikipedia:Portada . Que pasa si hacemos un WIKI-Quilate
A nosotros se nos planteó como transferir internamente el conocimiento. Tener miles de especificaciones en diferentes directorios ( que luego eran difíciles de ubicar o se perdían por su volumen ...), Como se hacen las cosas, como se da soporte, etc.
También hay casos donde se necesita transferir el conocimiento a los clientes/proveedores.
Hoy toda la información de Quilate ( administrativo, comercial, sistemas, consultoría, soporte ) está contenida en una WIKI, o al menos el link que apunta al lugar donde se encuentra.
SI quiero ver como va una implementación, voy a la wiki, busco la empresa y me encuento con el calendario de reuniones para la puesta en funcionamiento, links a los documentos de relevamiento, propuesta de implementación, etc.
Tenemos varios exponentes:
Cada uno depende del uso. Tienen versiones gratuitas y con costo. Wikispaces y pkwiki tienen videos demostrativos.
Poner estas herramientas en funcionamiento son 10 minutos. Luego es empezar a llenarlas de conocimiento.
Es una tarea interesante cuando uno se da cuenta del valor que le da a su empresa de esta manera.
Nosotros implementamos https://quilate.wikispaces.com/ ( por ahora de uso interno ).
Calendarios compartidos:
Como hacemos si tenemos que sincronizar agendas con personas que están fuera de la empresa, o administrar proyectos donde intervienen recursos de nuestros clientes y/o proveedores, nuestros, etc.
Para eso existen los calendarios en la web. Podemos verlos, que nos llegue un mail cuando hay cambios, etc.
En nuestro caso implementamos satisfactoriamente http://www.google.com/calendar/ para tener agendadas todas las actividades de consultoría hasta la puesta en funcionamiento de un proyecto.
Compartir archivos en forma rápida:
Cada vez que un cliente le envía una especificación o viceversa, o ustedes quieren enviarle una imagen de un problema a nuestra área técnica, hay que adjuntar el archivo ( que a veces es grande y pesado ) enviarlo por mail, ese archivo guardarlo, acordarse donde está, tener cuidado de no borrarlo, etc.
Que pasa si la gente que tiene que ver esa información no esta siempre en la empresa..., o queremos compartirla con nuestros clientes y proveedores facilmente.???
Para eso existen servicios a los que luego de subir el archivo nos devuelven un link http//... para poder encontrar donde sea ese archivo y verlo o bajarlo.
Lo bueno que copiando ese link en cualquier lugar ( campo memo del pedido o de la orden de compra por ejemplo ) disponemos rapidamente de la información.
De esta manera podría tener las especificaciones de sus productos en la web, la lista de precios, etc., y mandarle por ejemplo a quien quiera el link.
Tenemos como exponentes ( ambos cero costo ):
http://www.scribd.com/ que convierte todo a un e-paper pudiendo esta información atacharla a la vez sencillamente en su página. Nosotros hacemos un uso intensivo de esta herramienta ( ver ejemplo en nuestro blogger: Importar scripts que se disparan ).
http://www.mediafire.com/ orientado a ser un servidor de archivos en la web.
Instructivos en la web
Cuantas veces hay que entrenar a personal, enseñar como se hace una actividad ( en forma interna o a clientes ) y debemos una y otra vez explicarlo.
Mas haya de volver a invertir el tiempo de esa persona ( que seguramente no le sobra ), podemos hacer una buena película de capacitación que sirve como transmisión de conocimiento entre empleados o diferentes generaciones de personal.
Tenemos la posibilidad de hacer películas sobre sofware ( como lo que hacemos en Quilate http://www.quilate-soft.com.ar/menu_ven/Mi_Primera_Venta.html ) o películas que filmamos ( hasta con nuestro celular ) y luego subimos en la web.
- Hay diferentes software para hacer películas de software como por ejemplo: Camtasia , el que recomendamos ampliamente ( tiene costo pero lo vale ampliamente ). Los videos que generamos los podemos ver luego en CD, subirlos a nuestra página web o darls formato para youtube.
- Para las películas tenemos el conocido YouTube ( ya habran visto a los adolescentes e hijos buscar videos en este sitio ), pero para nuestra empresa podemos subir los videos y nos guardamos el link.
Esperamos que esta información les sea de utilidad,
Atte.,,
Marcelo Spak